Tagungen Leitfaden für Tagungsorganisatoren Wahl des Veranstaltungsortes

Wahl des Veranstaltungsortes

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Auf den Veranstaltungsort kommt es an. Stellen Sie die richtigen Fragen, um den besten Veranstaltungsort für Ihr Meeting zu finden.

Welche Veranstaltungsstätten kommen in Frage:

  • Konferenzzentren
  • Hotels
  • Resorts
  • Kongresszentren
  • Universitäten und Unternehmenszentralen
  • Gästezimmer
  • Denken Sie an Anzahl und Typ der benötigten Zimmer. Profil und Vorgeschichte Ihres Publikums helfen Ihnen zu entscheiden, wie viele Einzel-, Doppel-, Raucher- und Nichtraucherzimmer, oder behindertengerechte Zimmer.
  • Tagungsräumlichkeiten
  • Bevor Sie den Auswahlprozess beginnen, sollten Sie über formelle und räumliche Anforderungen Ihres Programms Bescheid wissen. Um zu wissen, welche Anforderungen die Tagungsräumlichkeiten erfüllen sollten, ist es hilfreich, Aufzeichnungen eines ähnlichen in der Vergangenheit stattgefundenen Meetings zu kennen.

    Zu beachtende Faktoren:

    • Schallschutz
    • Unabhängige Einstellmöglichkeit von Heizung, Lüftung, Klimaanlage und Beleuchtung in jedem Tagungsraum
    • Flexibler Gebrauch, inklusive 24-Stunden-Reservierungen von Räumlichkeiten (mit oder ohne Gebühr)
    • Soundsysteme
    • Zugang zu/Anzahl der Telefone, Toiletten
    • Kürzlich erfolgte Renovierungen
    • Hochgeschwindigkeitsinternet und WiFi
  • Meeting Equipment
  • Verlangen Sie eine Inventarliste um herauszufinden, welche Ausrüstungen (Tische, Stühle, Wasserkrüge, Präsentationständer etc.) die Veranstaltungsstätte für Ihr Meeting zur Verfügung stellt.
  • Andere Gruppen
  • Falls Sie für eine Organisation mit besonderen Sicherheitsanforderungen arbeiten, besprechen Sie sich mit der Veranstaltungsstätte bezüglich der Tätigkeit Ihrer Organisation, der Identität Ihrer Teilnehmer und Ihrer Vortragenden und geben Sie an, ob sich unter Ihnen möglicherweise namhafte Persönlichkeiten befinden.

    Fragen Sie, welche anderen Gruppen im Hotel oder in der Stadt während Ihres Aufenthaltes gebucht haben. Möglicherweise kann es auch interessant für Sie sein zu wissen, welche Vortragende für andere Gruppen im Hotel gebucht sind. Sollte sich darunter eine umstrittene Persönlichkeit befinden, könnte es möglicherweise zu Demonstrationen oder Streikposten kommen?

    Bringen Sie in Erfahrung, wie die Veranstaltungstätte mit dem Conventions and Visitors Bureau (CVB) und anderen Hotels zusammenarbeitet, um zu verhindern, dass inkompatible Gruppen zur selben Zeit gebucht werden.

  • Kosten
  • Offensichtliche Kosten: Zimmerpreise (oder, in Konferenzzentren, der Preis für das komplette Tagungspauschale), Gebühren, Preise für Speisen und Getränke.

    Weniger offensichtliche Kosten: Gebühren und Trinkgelder für Speisen und Getränke, Servicegebühren und entsprechende allfällige Steuern, Telefongebühren, inklusive Gebühren für drahtloses Hochgeschwindigkeitsinternet, externe Lieferanten bzw. Lieferanten, die nicht auf der Vorzugsliste der Veranstaltungsstätte stehen, Bestuhlung des Tagungsraumes und zu entrichtende Mieten sowie zusätzliche Kosten wie zum Beispiel Resort- oder Energiegebühren.

  • Sicherheitsmaßnahmen
  • Überprüfen Sie folgende Punkte:

    • Vorhandensein von automatischen, externen Defibrillatoren (AED) sowie das an der Veranstaltungstätte verfügbare Personal mit einer Erste-Hilfe-Ausbildung
    • Hauptberufliches Sicherheitspersonal und dessen Erfahrung.
    • Standort von Krankenhäusern, Feuerwehr, Polizei und anderen Notrufdiensten in der Nähe der Veranstaltungsstätte oder in der Nähe von Events, die an anderen Plätzen stattfinden.
    • Aufzeichnungen über frühere Vorkommnisse an der Veranstaltungsstätte.
    • Erfüllung der geltenden amerikanischen Vorschriften für Behinderte und den Brandschutz.
  • Zusätzliche und unterstützende Serviceleistungen
  • Eine Liste der Dienstleister erhalten Sie vom CVB, wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihre Bedürfnisse auch mit der Veranstaltungsstätte zu besprechen. Art der möglicherweise benötigten Dienstleistungen:

    • Audiovisuelle Ausstattung und Service.
    • Lieferanten und Dienstleister für Büros und Unternehmen.
    • Dolmetschservice für taube oder fremdsprachige Teilnehmer.
    • Eigene Schalter für Autoverleih oder Flugbuchung im Hotel.
    • Auslagengestalter.
  • Transport und Parken
  • Kosten und Verfügbarkeit von Plätzen und Serviceleistungen (selber parken oder Parkservice) können Einfluss auf Ihr Meeting haben, falls viele Ihrer Teilnehmer aus der Umgebung kommen, Tagesgäste sind oder ein Auto geliehen haben.
  • Renovierungsarbeiten
  • Erkundigen Sie sich nach der zuletzt durchgeführten Renovierung (langlebige Güter und Verbrauchsgüter).

    Fragen Sie nach möglichen Renovierungs- oder Erweiterungsplänen für die Zukunft bzw. ob eine Reduzierung der Tagungsfläche oder Gästezimmer im Rahmen einer Renovierung geplant ist.

    Fragen Sie danach, wie die Veranstaltungsstätte Ihr Meeting zu garantieren gedenkt, falls Bauarbeiten in der Veranstaltungsstätte oder in deren Umgebung während Ihres Meetings durchgeführt werden müssen, oder falls diese zu Beginn Ihres Meetings noch nicht fertiggestellt sind.

  • Richtlinien der Veranstaltungsstätte
  • Verlangen Sie eine Liste mit den Richtlinien der Veranstaltungsstätte, die Einfluss auf die Finanzen oder die Durchführung Ihres Meetings haben könnten. Zu beachten sind:

    • Gebühren für frühere Abreise oder verlängertemAufenthalt in Gästezimmern.
    • Austausch eines Teilnehmers gegen einen anderen auf der Zimmerreservierungssliste.
    • Resortgebühr pro Person und Tag oder Gebühren für zusätzliche Serviceleistungen.
    • Zusätzliches Servierpersonal, das nicht im Arbeitsvertrag der Veranstaltungsstätte vorgesehen ist.
    • Mietkosten für Tagungsräume, sollte Ihre Gruppe das reservierte Zimmerkontingent nicht komplett belegen, sogar dann, wenn Speisen und Getränke-Events auf dem Programm stehen.
    • Richtlinien für Ausfälle, Stornierungen und Beendigung.
  • Vertragliche Aspekte
  • Bevor Sie sich für eine Veranstaltungsstätte entscheiden, verlangen Sie Einsicht in deren Standardvertrag und verlangen Sie, über eventuell nicht verhandelbare Klauseln konkret informiert zu werden.

    Falls Ihre Organisation ihren eigenen Standardvertrag verwendet, informieren Sie die Veranstaltungsstätte über eventuell unerlässliche Klauseln.

    Klauseln, die Sie unbedingt beachten sollten: Gäste, die das Hotel wechseln, Ausfälle, Stornierung, Beendigung, Ersetzungen bei der Belegung der Gästezimmer, Reservierungsfristen.