Tagungen Leitfaden für Tagungsorganisatoren Vortragende: Auswahl und Zusammenarbeit

Vortragende: Auswahl und Zusammenarbeit

Working with Speakers

Vortragende sind wichtig.

Tatsache ist, sie stehen im Mittelpunkt eines Großteils der Tagungen. An ihnen liegt es, die Botschaft Ihres Meetings zu übermitteln. Sie verkörpern die Vision des Meetings. Konferenzplaner, die auch in die Suche, Untervertragnahme und Zusammenarbeit mit Rednern eingebunden sind, sollten die nachstehenden Richtlinien beachten.
  • Ratschläge zur (Art der) Suche nach Vortragenden
  • Spezialisierte Agenturen - Falls Sie sich für eine spezialisierte Agentur entscheiden, empfehlen wir Ihnen, sich an eine Ihnen bekannte oder empfohlene zu wenden.

    Berufsverbände - treten Sie einem Berufsverband bei. Die wichtigsten in den USA sind: Meeting Professionals International, die American Society of Association Executives, die National Speakers Association und die Professional Convention Management Association. Auch wenn Sie die Fachkonferenzen nicht besuchen, bieten die Weiterbildungs- und Konferenzabteilungen dieser Verbände großartige Ressourcen.

    Fachkonferenzen - Der Großteil der professionellen Vortragenden nutzt diese, um sich selbst in Szene zu setzen. Bei dieser Gelegenheit hören Sie sie live reden und können sie kennenlernen.

    Kollegen und treu immer wiederkehrende Tagungsbesucher - in Ihrer Branche tätige Kollegen geben Ihnen das ehrlichste Feedback. Potentielle Vortragende finden Sie auch in Handelsmagazinen, Wirtschaftspublikationen und Zeitungsartikeln.

    Bildungsinstitutionen - Je nach Ihren thematischen Anforderungen könnte für Sie von Interesse sein, eine bestimmte Fakultät an der Universität, wie zum Beispiel die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften anzurufen. Professoren verfügen über umfassende Erfahrung und sind unter Umständen gar nicht so teuer.

  • Bewertung der Vortragenden
  • Bevor der Vortragende seine Unterschrift unter den Vertrag setzt, bedenken Sie Folgendes:
    • Wie schnell antwortet der Redner auf Ihre Fragen?
    • Wie bereitwillig lässt er sich auf Forderungen Ihrerseits bzw. deren Einbindung ein?
    • Sammeln Sie Referenzen zu diesem Redner.
    • Wie einfach verspricht die Zusammenarbeit mit diesem Redner im Allgemeinen zu werden? Darüber machen Sie sich am besten selbst im Rahmen eines persönlichen Gesprächs ein Bild.
    Stellen Sie dem Redner folgende Fragen:
    • Seit wann halten Sie Vorträge?
    • Welche Befähigungsnachweise haben Sie vorzuweisen, wie sieht Ihre Vorgeschichte aus?
    • Wo halten Sie Ihren nächsten Vortrag, bei dem wir Sie erleben können?
    • Verfügen Sie über Werbematerial auf Video oder Audio?
    • Haben Sie Vorträge für andere Unternehmen oder Vereinigungen aus derselben Branche gehalten?
    • Passen Sie Ihr Material an die konkrete Gruppe an? In welchem Ausmaß?
    • Welche Art von programmspezifischen Vorbereitungen treffen Sie? (Möchten Sie zum Beispiel einen Jahresbericht von uns, ein Gespräch mit dem Personal oder dem Management oder stellen Sie Nachforschungen über unsere Branche an?)
    • Bringen Sie Ihre eigenen Prospekte?
    • Werden Sie für das Publikum vor oder nach der Präsentation zur Verfügung stehen?
  • Spezialisierte Agenturen
  • Sollten Sie sich an eine spezialisierte Agentur wenden, bereiten Sie Antworten auf die "5-W-Fragen" vor. (Falls Sie keine spezialisierte Agentur beauftragen, sollten Sie trotzdem zumindest die Antworten auf diese Fragen wissen);

    • Wer ist Ihr Publikum?
    • Welches Budget steht zu Ihrer Verfügung?
    • Wann findet das Meeting statt?
    • Wo findet das Meeting statt?
    • Warum halten Sie dieses Meeting ab?

    Sie könnten auch gefragt werden, ob Sie dieses Meeting zum ersten Mal abhalten und ob Sie eine Liste von bis dato unter Vertrag genommenen Rednern zur Verfügung haben.

    Seien Sie realistisch, was Ihr Budget und Einschränkungen betrifft. Gesetzt den Fall, Ihr Budget ist nicht unbegrenzt, unterschätzen Sie keinen potentiell großartigen Redner, nur weil sein Name nicht bekannt ist.

  • Bereiten Sie Ihren Redner vor
  • Eine Präsentation kann ja praktisch nur mechanisch und aufgesetzt wirken, wenn der Vortragende im Vorhinein nicht Gelegenheit hatte, sein Publikum zu verstehen.

    Als Mindestanforderung sollten Sie Ihren Redner über folgende Aspekte in Kenntnis setzen:
    • Publikumsgröße, Publikumsalter, Männer- und Frauenanteil.
    • Thema und Länge der Präsentation.
    • Das Format der Veranstaltung, inklusive der für Publikumsfragen anberaumten Zeit.
    • Namen von weiteren Vortragenden (falls vorhanden) und ihre Themen.
    • Zusätzliche Medienereignisse (Interview vor und nach dem Meeting).
    • Kleiderordnung (Business, Casual, Krawatte).
    • Probezeiten, falls geplant.
    • Aufenthaltsraum für Redner oder Vorbereitungsraum, falls vorhanden, und dessen Nutzungszeiten.
    • Kommen Ihre Besucher aus ein und derselben Führungsetage im Unternehmen oder gibt es Unterschiede?
    • Aktuelle Themen/Herausforderungen im Unternehmen oder der Division.
    • Themen, an die, aus welchem Grund auch immer, man besser nicht rührt.
    • Namen bekannter Persönlichkeiten, die teilnehmen werden.
    Überlegen Sie sich genau, ob der Vortragende in seiner Rede jemanden namentlich erwähnen soll. Manchmal ist es hilfreich, die Präsentation persönlich zu gestalten, manchmal ist es besser, das nicht zu tun. Der Redner kann:
    • Sie und einige Teilnehmer bitten, einen Fragebogen auszufüllen.
    • Mit einigen der Teilnehmern sprechen wollen.
    • Sie bitten, ihm Unterlagen zu Ihrer Firma zu schicken, wie zum Beispiel Jahresberichte, Aufzeichnungen aus dem Büro, Newsletters der Firma etc.
  • Helfen Sie Ihrem Votragenden
  • Wenn Ihr Redner nach einer Mahlzeit seinen Vortrag hält, stellen Sie sicher, dass die Tischbedienung bereits zu Ende ist oder zumindest kein Hindernis für den Redner darstellt.

    Der Raum sollte auf eine angenehme Temperatur eingestellt, das Podium gut beleuchtet sein und das Soundsystem einwandfrei funktionieren.

    Veranstalten Sie keine lauten Meetings in nebeneinander liegenden Sälen.

    Ziehen Sie das Programm nach Zeitplan durch, vor allem in Hinsicht auf den letzten Redner, bevor alle so schnell wie möglich zum Flughafen aufbrechen möchten.

    Bereiten Sie Ihre Präsentation mit großer Sorgfalt vor. Überprüfen Sie, dass Sie den Namen Ihres Redner richtig aussprechen und auch auf allen Dokumenten richtig schreiben. Wenn Sie den Lebenslauf Ihres Redners verkürzt darstellen, betonen Sie die wesentlichen Teile davon. Wenn Ihnen der Redner eine bestimmte geschriebene Einleitung zukommen hat lassen, lesen Sie diese ganz genau so vor, sie könnte den Rahmen für die Präsentation abstecken.

    Binden Sie den Redner in die Entwicklung von Werbematerial für die Konferenz ein. Der Großteil der Redner heißt die Gelegenheit willkommen, Sie dabei zu unterstützen, seine/ihre Präsentation beim potentiellen Publikum zu bewerben. Nutzen Sie das einzigartige Fachwissen des Redners, um eine Programmbeschreibung zu entwickeln, die sowohl Teilnehmer als auch den Redner in ihren Erwartungen nicht enttäuscht.

    Stellen Sie sicher, dass der Redner sowohl Kopien von sämtlichen Werbematerialien, als auch von Presseeinladungen, die Sie eventuell ausgegeben haben, bekommt.

    Arbeiten Sie mit dem Redner bei der Erstellung von Informationsbroschüren, die in Erinnerung bleiben, zusammen. Umfragen zufolge werten Konferenzbesucher das ausgehändigte Informationsmaterial als wichtigen Teil Ihrer Lernerfahrung.

    Vergewissern Sie sich, dass der Preis, den Sie dem Redner zahlen, die Vorbereitung von Informationsmaterial umfasst.

    Der Konferenzveranstalter muss unter Umständen eine große Anzahl an für das Programm benötigte Informationsbroschüren drucken. Sollte das der Fall sein, vereinbaren Sie für beide Seiten akzeptable Fristen.

    Behandeln Sie die Redner als Teil Ihres Teams. Halten Sie die Redner auf dem Laufenden darüber, wie sich das Programm entwickelt. Rüsten Sie Ihre Sprecher mit einem "Rednerkit" aus, aus dem auch klar hervorgeht, wann Unterlagen fertig sein müssen. (Anmerkung: Viele Sprecher werden Ihnen ihr eigenes Kit überreichen, und erwarten, dass Sie darauf antworten. Machen Sie das möglichst schnell.)

    Setzen Sie Ihre Redner darüber in Kenntnis, wo sich der Raum für Redner und der Tagungsraum befinden. Teilen Sie Ihren Rednern mit, wann vor dem Meeting der Raum für Redner verfügbar sein wird.

  • Preise und deren Verhandelbarkeit
  • Der Großteil der Redner lässt sich auf Verhandlungen ein. Folgende Karten können Sie bei Verhandlungen einsetzen - gemeint sind zusätzliche Vorteile, die Sie dem Redner im Gegenzug für einen Preisnachlass einräumen können:
    • Kopie des Originalvideos
    • Teilnehmerliste
    • Emfpehlungsschreiben
    • Referenzen
    • Zusätzliche Übernachtung/en
    • Wahl von Datum und Zeitfenster
    • Vertrag für mehrere Auftritte
    • Zusätzliche Werbung
    • Flugticket/Mahlzeiten seines Partners
    • Mailingliste
    • Artikel im Newsletter Ihres Unternehmen
    • Zwei oder drei gebührenfreie Annoncen in Ihrem Newsletter
    Fragen Sie den Redner nach eventuellen Rabatte für:
    • Bestimmte geografische Gebiete
    • Resorts
    • Je nach Jahreszeit
    • Nicht lukrative Organisationen
    • Mehrere Auftritte in derselben Stadt
    • Kann der Redner für mehr als ein Zeitfenster eingesetzt werden? Die Untervertragnahme von einem weiteren Redner bedeutet zusätzliche Ausgaben für Transport, Hotel und Verpflegung.
  • Vetragliche Vereinbarungen
  • Folgende Punkte sollten in jedem Standardvertrag enthalten sein:
    • Namen und Adresse des Unternehmens, Name der Kontaktperson
    • Name des Redners, Festnetz- und Handynummer
    • Einsatzort: Lage, Adresse, Telefonnummer, Raum, in dem die Rede gehalten wird
    • Leistungszeitraum:
      • Tag/Datum der Rede
      • Länge der Rede - z.B. in etwa 1 Stunde
      • Zeitfenster - z. B. ungefähr zwischen 13:00 und 17:00
    • Erwartete Besucherzahlen
    • Titel der Rede
    • Kontaktpersonen vor Ort: Name, Telefon/Faxnummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer für Notfälle
    • Preis plus zusätzliche Ausgaben wie Flugticket, Hotelunterkunft, Kosten der Materialvervielfältigung
    • Technische Anforderungen: audiovisueller Bedarf, Vervielfältigung von Druckmaterial etc.
    • Vorgesehener Zahlungszeitraum:
      • Wann ist die Anzahlung/letzte Zahlung fällig
      • Auf wen wird der Scheck ausgestellt
    • Das Kleingedruckte. Hier geht es darum, den Redner oder die Agentur vor Haftansprüchen zu schützen. Wenn Sie eine Berühmtheit unter Vertrag nehmen, kann es sehr spezifisch werden, bis hin zu den Getränken, die in die Umkleidekabine gebracht werden sollen. Vergewissern Sie sich, diesen Abschnitt sehr genau gelesen zu haben. Er kann zusätzliche, unvorhergesehene Ausgaben bedeuten.
    • Zusätzliche Klauseln. Hier geht es meistens um Beleuchtung, Bühneninszenierung, bestimmte Speisen/Getränke etc. In jedem Fall bedeuten solche Klauseln zusätzliche Ausgaben. Bedenken Sie vor einer endgültigen Entscheidung die Zusatzkosten. Sprengen diese Ausgaben das Budget?
    • Datum und Unterschrift. Ein Vertrag ist erst vollständig, wenn sowohl der Redner bzw. dessen Agent als auch Sie Datum und Unterschrift darunter gesetzt haben.
  • Aspekte, auf die sie achten sollten:
  • Reisen
    • Legen Sie fest, wer die Reisearrangements für den Redner treffen wird. Der Großteil der Redner übernimmt das gerne selbst, um die Kosten dann mit Ihnen gegenzurechnen.
    • Setzen Sie den Redner darüber in Kenntnis, wer (Name des Reisebüros) Reisearrangements trifft. Lassen Sie Redner von denselben Bedingungen, die auch für Ihre Teilnehmer gelten, profitieren, inklusive Firmenrabatte oder Gruppenpreise.
    • Der Redner wird versuchen, von seinem Kunden die bestmöglichen Flugkonditionen zu bekommen, muss aber bereit sein, falls nötig Economy-Class zu fliegen. Zudem hat der Redner wahrscheinlich die Möglichkeit, ein Upgrade für die erste Klasse zu bekommen, ohne dass Sie das etwas kostet.
    • Sie sollten die Reiseroute der Redner kennen, um sie vom Flughafen abzuholen und wieder hinzubringen.
    • Hotelunterkünfte
    • Spätes Einchecken sollte möglich sein.
    • Das Zimmer sollte auf die Hauptrechnung gehen.
    Zahlung
    • Redner erwarten, am Tag Ihres Auftritts bezahlt zu werden. Informieren Sie Ihre Buchhaltung, den Scheck vorzubereiten. Falls Sie mit einer Agentur arbeiten, verlangt diese möglicherweise, dass Sie den Scheck schon früher ausstellen, um Zeit zu haben, diesen gegen Geld einzulösen, um dann den Redner rechtzeitig bezahlen zu können.
    Vereinbarungen zu Aufnahmen
    • Ein Großteil der berühmten Redner wird einer Aufnahme Ihrer Rede nicht zustimmen. Tun sie das doch, kann ein zusätzlicher Betrag verrechnet werden.

    Audiovisuelles Budget

    • Gibt es einen Konflikt zwischen Ihrem A/V-Budget und den Anforderungen des Redners? Wenn Ihr Budget extrem knapp ist, teilen Sie das dem Redner im Voraus mit, damit sie gemeinsam an der richtigen Balance arbeiten können. Zum Beispiel:
      • Fragen Sie den Redner, ob ein drahtloses Mikrophon durch ein Kabelmikrophon ersetzt werden kann?
      • Fragen Sie den Redner, ob für seine Präsentation komplexe, teure Beleuchtung oder ein komplexes und teures Soundsystem nötig ist.