Vor und Nach der Konferenz

Pre-and Post-Conference

Planen Sie Treffen vor dem Event ein

Vor jedem Meeting ist es wichtig, ein Treffen mit Ihrem Personal, der Veranstaltungsstätte und den Lieferanten einzuplanen. Spätestens sollte dieses Treffen einen Tag vor einem Meeting stattfinden. Treffen im Vorfeld geben Führungspersonal die Gelegenheit, einander kennenzulernen, letzte Details können besprochen werden. Auch für ein Meeting mit 10 Teilnehmern sollte ein Treffen im Vorfeld stattfinden. Der Geschäftsführer des Veranstaltungsortes, die für die Rechnung zuständige Person aus dem Verkauf, der Konferenzmanager, der Verantwortliche des Caterings und ein Verteter der A/V-Firma sollten dabei sein.

Nachbearbeitung

  • Halten Sie mit den Personen, die auch beim Treffen vor dem Meeting dabei waren, ein Treffen nach der Konferenz ab. Beurteilen Sie, was funktioniert, und was nicht funktioniert hat, überprüfen Sie die Rechnungen und verlangen Sie sofortiges Feedback von der Veranstaltungsstätte.
  • Bitten Sie Ihre Teilnehmer um Feedback zu Programminhalt und -format, Veranstaltungsstätte, Rednern, Verpflegung und anderen spezifischen Aktivitäten, die stattgefunden haben.
  • Sie sind gut beraten, den "Kunden" des Events um Feedback zu bitten. Auf diese Weise können Sie herausfinden, ob die für das Meeting gesetzten Ziele erreicht wurden, und finanzielle Folgen und sich aus den Ergebnissen ergebende Schritte bewerten.

Erwägen Sie formellere Messwerkzeuge für die Berechnung des Gewinns der getätigten Investition. Folgende Wege stehen Ihnen offen:

  • Bestimmen Sie Ziele, die für ein konkretes Meeting spezifisch sind und gemessen werden könnten.
  • Testen Sie Teilnehmer vor und nach Schulungseinheiten, um festzuhalten, was und wie viel gelernt wurde.
  • Informieren Sie das Top-Management über den Investitiongewinn.
  • Erstellen Sie für das Top-Management und zu Aufbewahrungszwecken einen schriftlichen Bericht über das Meeting.
  • Archivieren Sie Verträge für zukünftige Meetings.
  • Verfassen Sie ein Schreiben, in dem Sie sich beim Personal, bei den Rednern, dem Hotelpersonal und anderen Lieferanten bedanken.