Unterkunft organisieren

Managing Housing

Einer der wichtigsten Aspekte für Veranstalter ist das Management des Zimmerkontingents. Benutzen Sie diesen Leitfaden bei der Organisation dieses Teils Ihrer Arbeit.

  • Wahl des Hotels
    • Holen Sie Informationen ein bezüglich der Bedürfnisse, Präferenzen, Mitgliedschaften bei Treueprogrammen und der bevorzugten Preisklasse Ihrer Teilnehmer.
    • Rufen Sie sich vergangene Erfahrungen Ihrer Gruppe bei der Belegung von Zimmerkontingenten in Erinnerung, kontrollieren Sie immer wieder, wie viele Zimmer Sie buchen sollten und mit welchem Muster Sie rechnen können.
    • Besuchen Sie das gewählte Hotel mindestens einmal.
    • Besichtigen Sie mit Ihrem Shuttle-Service andere Hotels, die in Frage kommen könnten und wägen Sie deren Kosten ab.
    • Denken Sie auch an neue, sich im Bau befindliche Hotels und bleiben Sie diesbezüglich auf dem Laufenden, informieren Sie sich auch über eventuell geplante Renovierungsarbeiten.
    • Machen Sie Ihre Hausaufgaben und informieren Sie sich darüber, wann Ihre Destination und das von Ihnen gewählte Hotel Hochsaison hat und finden Sie die potentiellen Preise für diese Zeit heraus. Bringen Sie wenn möglich in Erfahrung, welche anderen Gruppen in dieser Zeit im Hotel untergebracht sind und welche Preise diese zahlen.
  • Kontrolle der Belegung des Zimmerkontingents
  • Verfolgen Sie den Prozess ständig mit. Testen Sie auch die Callcenter. Halten Sie sich dafür bereit, Änderungen vornehmen zu müssen, darunter unter Umständen:

    • Eine Reduzierung des Zimmerkontingents oder Änderungen bei zusammenhängenden Zimmerresevierungen (z.B. mit An- und Abreise am selben Tag oder an den Tagen unmittelbar vor oder nach Beginn bzw. Ende des Meetings).
    • Reservierung von weiteren Zimmern (am einfachsten in Hotels, in denen Sie bereits Zimmer reserviert haben.)
    • Sorgen Sie dafür, dass die Zimmerreservierung nach Möglichkeit unter Verwendung aller verfügbaren Mittel - Telefon, Fax, E-Mail, Internet oder Post - getätigt werden kann.
    • Führen Sie über die Belegungen penibel Buch.
  • Mitteilungen
  • Stellen Sie fest, welche Hotelinformationen Sie brauchen, um Ihren Teilnehmern alle für die Zimmerreservierung im Hotel nötigen Informationen geben zu können.

    Dazu können zählen:

    • Zimmerpreise, Gebühren, andere Kosten.
    • Einrichtungen: Fitnesscenter, Kaffee auf dem Zimmer, Internetzugang, Zimmerservice und dessen zeitliche Verfügbarkeit etc.
    • Suiten: Beschreibungen und Pläne.
    • Ob das Hotel von einem Shuttle-Service angefahren wird.
    • Anzahl der verfügbaren Zimmer.
    • Informationen zu Zimmern und Serviceleistungen für Personen mit besonderen Bedürfnissen.
    • Vergewissern Sie sich, dass Ihr Personal, egal ob es sich um internes Personal, Verwaltungspersonal oder eine dritte Partei handelt, darauf vorbereitet ist, am Telefon Fragen zu beantworten.
    • Informationen für die Teilnehmer. Erstellen Sie einen Häufige-Fragen-Bereich auf Ihrer Website oder in Papierformat und veröffentlichen Sie diese.
    • Die Kommunikation mit Ihren Partnern ist wichtig. Besprochen werden sollten:
    • Das Gruppenprofil (Ihre Richtlinien und Vorgangsweisen, Schlüsselpersonal, VIPs, Verkehrsmuster etc.).
    • Aufzeichnungen aus der Vergangenheit.
    • Besondere Bedürfnisse der VIPs, Tagungspersonal, beauftragte Firmen, Vortragende etc.
    • Anweisungen zur Abrechnung und Zeichnungsberechtigte der Schlussrechnung.
  • Management vor Ort
    • Treffen Sie sich schon im Vorfeld des Meetings mit Vertretern der Hotels, um mögliche Änderungen zur besprechen und eventuelle Fragen zu beantworten. Planen Sie immer ein Meeting vor der Konferenz ein.
    • Verlangen Sie aktuelle Daten zum derzeitigen Belegungsstand.
    • Richten Sie einen Informationstisch oder -büro ein, an den oder das sich Ihre Teilnehmer mit Fragen oder der Bitte um Unterstützung wenden können.
    • Kontrollieren Sie die Reservierungen von Vorstandsmitgliedern, VIPs, Vortragenden, Personal, beauftragten Firmen und anderen Personen mit besonderen Anforderungen bei der Rechnungserstellung bzw. die Ihrer besonderen Aufmerksamkeit bedürfen, sodass diese nicht womöglich in ein anderes Hotel geschickt werden.
  • Bewertung nach der Konferenz
  • Schreiben Sie das Ausfüllen eines Berichts nach der Konferenz im Vertrag mit dem Hotel fest. Manche Verträge legen fest, dass ein solcher Bericht nach der Konferenz vollständig ausgefüllt werden muss, bevor die Schlussrechnung bezahlt wird.

    Gehen Sie den nach der Konferenz erstellten Bericht mit dem Hotel durch. Dieser sollte umfassen:

    • Die zu einer bestimmten Tagesanzahl vor Konferenzbeginn getätigten Zimmerreservierungen: 120, 90, 60, 30, 7.
    • Gesamtanzahl der letztendlich belegten Zimmer, plus Anzahl der in Anspruch genommenen kostenlosen Zimmer/der Personalzimmer.
    • Gewinn aus dem Catering und dem Tagungsraum.
    • Gewinn der Verkaufsstellen: Restaurants, Geschenkeshops, Gesundheitsclub etc.
    • Anzahl der in Anspruch genommenen Suiten und erkennbare Muster.
    • Treffen Sie sich mit dem Hotelpersonal und notieren Sie allfällige Trends oder Faktoren, die Einfluss auf Ihre Gruppe gehabt haben könnten.
    • Teilen und nutzen Sie diese Informationen mit zukünftigen Hotels und um zukünftige Zimmerkontingents und Verwendungsmuster abzuschätzen. Dies ist Ihr wertvollstes Werkzeug beim Verkauf des Werts Ihrer Veranstaltung an ein anderes Hotel.
    • Inkludieren Sie eine Frage zu den Hotels und Ihrem Unterbringungsservice in Ihrer Bewertung nach dem Event. Bringen Sie bei Negativbewertungen im Hinblick auf mögliche Verbesserungen in Erfahrung, warum diese vergeben wurden.
    • Bewerten Sie den Unterbringungsprozess intern. Stellen Sie fest, welche Änderungen in Zukunft gemacht werden müssen.
  • Dies und Das
  • Notfallplan A

    Auf jeden Fall sollten Sie einen parat haben. Professionelle Vortragende reisen viel, daher ist verständlich, dass Sie Wartezeiten auf Konferenzen möglichst begrenzen wollen. Jedoch ist es in keinem Fall wünschenswert, dass Ihr Vortragender mit dem letzten Nachtflug anreist, vor allem dann nicht, wenn er die erste Rede auf dem Programm halten soll.

    Notfallplan B

    • Was könnte noch schief gehen? So ziemlich alles. Demonstranten und Streikposten vor Ihrem Hotel oder der Veranstaltungstätte, schlechte Wetterbedingungen, aufgrund derer Ihr Redner zu spät kommt oder sogar eine Kehlkopfentzündung können Ihnen in die Quere kommen.
    • Wie sieht Ihr Notfallplan aus? Was wird Ihr Redner unternehmen, um einen angemessenen Ersatz zu finden?
    • Bemühen Sie sich um Exzellenz.
    • Schaffen Sie das bestmögliche Umfeld für Ihre Teilnehmer.
    • Parlamentarische Sitzordnung oder Theaterbestuhlung sind nicht die einzigen Möglichkeiten. Seien Sie offen für Vorschläge, die in Verbindung mit diesem Redner in der Vergangenheit zu einem guten Ergebnis geführt haben.
    • Beziehen Sie den Konferenzplaner mit ein, um Möglichkeiten der Bestuhlung und Raumgestaltung zu besprechen, die das entwickelte Programm gezielt unterstreichen könnten.