Anmeldung zum Event

Event Registration

Eventanmeldung

Unabhängig von der Größe Ihres Event ist es Ihre Aufgabe, alle Teilnehmer zu registrieren. In manchen Fällen mag dafür nur das Notieren von Namen und die Erstellung von Namensschildern nötig sein, jedoch können auch bedeutend kompliziertere Bemühungen erforderlich sein. Das trifft zum Beispiel auf die Datenwiederherstellung und die Integration verschiedener Technologien zu. Vielleicht müssen Sie auch Eintrittskarten oder alternative Mechanismen erstellen, um klar zu kennzeichnen, wecher Teilnehmer welche spezifische Sitzungen, Events oder Touren zu besuchen plant.

Eine weitere Ihrer Aufgaben könnte in der Erhebung der tatsächlich von Ihren Teilnehmern besuchten Sitzungen bestehen, insbesondere für die Vergabe von Nachweisen über besuchte Weiterbildungsveranstaltungen.

Während die Anmeldung für Ihre Teilnehmer so einfach wie möglich sein sollte, kann Sie bei der Konferenzplanung eine der komplexesten Aufgaben darstellen.

  • Zu den schlimmsten Fehlern, die Ihnen passieren können, gehört, den Namen eines Teilnehmers falsch auf die Akkreditierung zu schreiben oder eine Kreditkarte überzubelasten.
  • Veranlassen Sie, dass eine dritte Person im EDV-System verarbeitete persönliche Daten überprüft, bevor Sie eine Rückbestätigung senden.
  • Senden Sie die Empfangsbestätigung der Anmeldedaten und eingegangener Zahlungen nach Möglichkeit innerhalb von 24 bis 48 Stunden, in jedem Fall aber innerhalb von 10 Werktagen.
  • Senden Sie zwecks Kosteneinsparungen nach Möglichkeit eine E-Mail.
  • Animieren Sie Teilnehmer dazu, im Sinne der Lesbarkeit Visitenkarten anstatt handschriftliche Information zu schicken.
  • Ermöglichen Sie Unternehmen, Teilnehmer über eine einfache Liste zu registrieren, anstatt zu verlangen, für jeden Einzelnen ein individuelles Anmeldeformular auszufüllen.
  • Wer auch immer mit der Eingabe von Daten betraut ist, sollte von Ihnen dazu ermutigt werden, beim geringsten Zweifel bezüglich der Personalien die betroffene Person anzurufen. Verlangen Sie, dass das Einverständnis des Teilnehmers eingeholt wird, sollte eine höhere Anmeldegebühr verrechnet werden müssen.
  • Legen Sie eine "Problemdatei" an für Anmeldungen, für deren Verarbeitung eine Antwort des Teilnehmers ausständig ist. Speichern Sie diese Datei an einem gemeinschaftlich genutzten Bereich, sodass diese für mit der Dateneingabe betrauten Personen zugänglich ist.
  • Prinzipielle Fragen
    • Legen Sie die Philosophie, Richtlinien und Verfahren Ihre Organisation in Bezug auf die Anmeldung fest.
    • Machen Sie es so einfach wie möglich. Versuchen Sie Anmeldemöglichkeiten, Anweisungen, Richtlinien und Verfahren aus der Sicht Ihrer Teilnehmer, nicht aus Ihrer eigenen zu sehen. Sprechen Sie deren Sprache.
    • Entscheiden Sie auf Grundlage der für Ihre Teilnehmer typischen Technologienutzung und basierend auf den Anforderungen des Events, wann und wo der Einsatz verfügbarer Technologien den Anmeldeprozess verbessern kann, ohne dass es zu kompliziert wird. Testen Sie, ob Ihre Entscheidungen einwandfrei funktionieren, bevor Sie diese umsetzen.
    • Ermitteln Sie Größe und Reichweite Ihres Events. Fragen Sie sich selbst, welche Schwierigkeiten es möglicherweise bei der Anmeldung geben könnte. Wofür melden sich die Teilnehmer an? Für das Event an und für sich oder für spezifische Teile davon? Zahlen Teilnehmer für jeden Programmpunkt, zu dem sie sich angemeldet haben separat oder sind manche Programmpunkte generell inbegriffen?
    • Entscheiden Sie, ob der Anmeldeprozess intern ablaufen soll oder Sie besser eine Drittfirma beauftragen. Bedenken Sie Folgendes:
      • Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmer.
      • Größe und Reichweite des Events.
      • Anforderungen und Schwierigkeiten des Events.
      • Vorhandene interne Kapazitäten (Buchhaltung und Finanzbearbeitung, Technologie, Personal, Online-Kapazitäten, Datenbank-Management etc.).
      • Interne Kosten im Vergleich mit Auslagerungskosten.
      • Haben Sie vor, die tatsächliche Teilnehmerzahl festzustellen?
  • Überlegungen vor der Anmeldung
    • Erarbeiten Sie mit Ihrer Finanzabteilung Richtlinien für Aspekte wie:
      • Ersatz von Akkreditierungen.
      • Namensersetzungen.
      • Kreditkartenzahlungen.
      • Transaktionen in internationalen Währungen.
      • Stornierungen und Rückerstattungen, gelten Ausnahmen? Wenn ja, wer ist für die Genehmigung dieser Ausnahmen zuständig?
    • Stellen Sie sich auch hier wieder selbst die Frage: Welche Bedürfnisse haben Ihre Teilnehmer? Welche Informationen sollten aufgrund Ihrer Wichtigkeit auf der Vorderseite der Akkreditierung gedruckt werden? Und was davon ist so relevant, dass es größer gedruckt werden sollte? Welche Informationen eignen sich für die Rückseite der Akkreditierung?
    • Was möchten Sie zurückverfolgen? Müssen Sie die Besucherzahl einer Sitzung bereits im Vorhinein wissen?
    • Sollten Teilnehmer die Möglichkeit haben, nicht namentlich auf Anmeldelisten zu erscheinen?
    • Möchten Sie oder müssen Sie Teilnehmern die Möglichkeit geben, auf dem Anmeldeformular Angaben zu besonderen Bedürfnissen, körperlichen Behinderungen oder ernährungstechnischen Einschränkungen zu machen?
    • Sollten Sie die Akkreditierungen bereits im Voraus per E-Mail verschicken, um Warteschlangen am Veranstaltungsort zu verhindern? Wie groß sind Ihre Online-Kapazitäten bzw. wie groß sind die Kapazitäten der von Ihnen beauftragten Firma? Wie kann Ihre Organisation Online-Anmeldungen forcieren oder diese unumgänglich machen, um den Personalbedarf und Kosten zu senken?
    • Benötigen Sie eine Kopie in Papierform des Anmeldeformulars? Welche Informationen müssen aus dem Formular hervorgehen? Welche Informationen benötigen Sie, um Mitgliedschaften, Finanzen und Logistik für zukünftige Marketingkampagnen zurückzuverfolgen?
    • Ist es wichtig für Sie, dass Teilnehmer sich früh für das Event anmelden, sei es aus logistischen Gründen oder wegen des Cashflows? Falls ja, wie forcieren Sie eine frühe Anmeldung? Geben Sie Frühanmeldern einen Rabatt? Geben Sie nur Frühanmeldern einen Rabatt, oder geben Sie auch Gruppenrabatte?
    • Ermitteln Sie Ihre Fristen für Frühanmelder - für den Fall, dass Sie keine weiteren Anmeldungen vor dem Event bearbeiten können, und für den Fall, dass Sie Ihren Tagungsteilnehmern empfehlen, sich vor Ort anzumelden.